Berkolaborasi secara efektif
Tulisan ini merupaka catatan saya dalam menerapkan best practice dalam berkolaborasi di dalam tim sedang kami bentuk. Tim kami terdiri dari orang-orang yang memiliki role profesi dan tersebar di jakarta, sehingga kami menggunakan metode asynchronous coordination. Saat ini kami menggunakan berbagai variasi bentuk komunikasi dalam berkolaborasi, baik via telepon, sms, milis, dan yang terakhir adalah redmine. Untuk bentuk yang terakhir, ini adalah media yang berguna untuk membentuk rekam jejak proyek.
Cara cepat dalam melakukan kolaborasi:
- Cukup akses My Page dalam redmine, agar anda bisa segera melihat issue2 yang terkait dg anda.
- Sebisa mungkin segera follow up dan berikan keterangan terbaru mengenai issue tersebut.
- Apabila issue tersebut sudah tidak terkait dengan anda, segera eskalasikan ke rekan tim anda yang anda rasa memiliki responsibility terhadap issue tersebut.
- Saat ini kita tidak mengenal istilah pending issue. Jadikan gunakan Rejected untuk mempending issue. Issue akan ditutup apabila berstatus rejected dan closed.
- Khusus untuk reporter, mereka memiliki wewenang untuk menyatakan status baru sebagai resolved dan Manager yang berhak menyatakan sebuah issue dapat dicoret atau tidak.
Berikut ini adalah keterangan status issue yang mungkin dapat anda perhatikan:
- New, digunakan untuk membuat issue baru
- In Progress, digunakan apabila anda masih menyelesaikan issue tersebut
- Feedback, gunakan status ini untuk meminta masukan kepada rekan tim proyek. Feedback adalah yg paling banyak digunakan sebagai sarana koordinasi.
- Resolved: gunakan status ini apabila issue anda rasa telah selesai. Eskalasikan / assign ke manager proyek anda, agar bisa dinilai untuk closed atau di feedback kembali.
- Rejected, gunakan status ini apabila issue anda nilai tidak berkaitan dengan proyek atau saat ini tidak bisa anda akomodasi.
- Closed: gunakan status ini apabila issue telah confirmed resolved atau selesai dengan sukses.
Tips dalam gunakan redmine:
- Bookmark alamat redmine dalam toolbar internet anda
- Alokasikan 5 menit saja untuk memeriksa issue2 yang terkait dengan anda.
- Minimal buka redmine di pagi hari sebelum memulai pekerjaan, dan sore saat anda akan menutup pekerjaan anda.
- Apabila mungkin, segera update redmine apabila sebuah issue telah anda follow up.
Apabila anda telah terbiasa menggunakan redmine, Insya Allah, anda satu langkah lebih dekat dengan komunitas yang lebih luas.